Тема: Системи управління базами даних

 Мета: Ознайомитись з поняттям БД, СУБД, етапами створення БД, зв`язування таблиць БД, створення запитів та робота з формами

 План

1.Загальна характеристика СУБД, таблиці, форми, запити, поля, режими роботи з базами даних.

2.Введення даних у таблиці, сортування, пошук і фільтрація даних.

3. Створення таблиць, форм, запитів і звітів за допомогою майстрів.(самостійне вивчення)

4. Зв’язування таблиць.

 Методичні рекомендації

    При вивченні теми слід звернути увагу на наступне: створення та збереження структури бази даних(БД), редагування структури, визначення типів полів, формування запитів та звітів створення форм та їх використання для введення дних у БД.

     Після вивчення матеріалу даної  теми студент повинен знати та вміти: створювати та зберігати файл БД; створювати структуру таблиць та зв’язувати їх, форматувати запити та звіти, створювати форми.

Основні поняття і терміни

Інформація — це сукупність даних (фактів), які взяті (сприйняті) з навколишнього середовища, видаються в навколишнє середовище або зберігаються всередині інформаційної системи.

Дані — це подана у формалізованому вигляді конкретна інформація про об’єкти предметної сфери, їх властивості й взаємодії, яка відображає події та ситуації в цій сфері.

Дані подаються у вигляді, який дає змогу автоматизувати їх збір, зберігання і подальшу обробку людиною або автоматизованим засобом. Дані— це запис у відповідному вигляді результатів спостережень, аудіо- та відеоінформації, тексту тощо, який придатний для комунікації, інтерпретації, передачі, обробки й отримання нової інформації.

Інформаційна система — це сукупність інформаційних масивів, технічних, програмних і мовних засобів, які необхідні для збору, зберігання, обробки, аналізу, передачі й видачі даних на запити користувачів.

Запит — це формалізоване повідомлення, яке надходить на вхід інформаційної системи, містить умову на пошук даних і вказівку на те, що необхідно робити із знайденими дачними.

Збережена інформація розміщується в базах даних.

База даних (БД) — це поіменована сукупність даних (систематизоване місце для зберігання інформації), об’єднаних в єдине ціле та організованих за певними правилами опису, збереження й маніпулювання даними і ця сукупність не залежить від прикладних програм. Поіменована сукупність даних зберігається в зовнішній пам'яті комп'ютера, змінюється в разі потреби та неодноразово використовується для розв'язання задач. Телефонний довідник— чудовий приклад бази даних.

 Як і будь-який файл даних, БД складається із записів, які діляться на поля.

Запис є найменшою одиницею обміну даними між оперативною і зовнішньою пам'яттю.

Поле — найменша одиниця обробки даних.

    Проектування бази даних. Перед тим як створювати таблиці, форми та інші об’єкти, потрібно задати структуру бази даних. Добра структура бази даних є основою для створення адекватної вимогам, ефективної бази даних. Сам процес проектування бази даних являє собою складний процес проектування відображення опису предметної області у схему внутрішньої моделі даних. Перебіг цього процесу є послідовністю більш простих процесів проектування менш складних відображень. Ця послідовність у процесі проектування весь час уточнюється, вдосконалюється таким чином, щоб були визначені об’єкти, їх властивості та зв’язки, які будуть потрібні майбутнім користувачам системи.

    Пропонуємо майбутнім користувачам систем управління базами даних два підходи, два варіанти проектування баз даних. Перший варіант широко відомий, бо він запропонований фірмою Microsoft, другий варіант відображає практичний досвід проектування.

    Етапи проектування бази даних

Нижче наведені основні етапи проектування бази даних:

1. Визначення мети створення бази даних.

2. Визначення таблиць, що їх повинна містити база даних.

3. Визначення необхідних у таблиці полів.

4. Завдання індивідуального значення кожному полю.

5. Визначення зв’язків між таблицями.

6. Відновлення структури бази даних.

7. Додавання даних і створення запитів, форм, звітів та інших об’єктів бази даних.

8. Використання засобів аналізу в СУБД.

Типи бази даних :

-                 Ієрархічний;

-                 Мереживний;

-                 Реляційний.

Організація бази даних відрізняється від організації звичайного файлу тим, що:

-       опис полів запису зберігається разом з даними;

-       для підвищення ефективності роботи з БД застосовують спеціальні пошукові структури.

В операційних системах, у середовищі яких функціонує база даних, як правило, не передбачається спеціальних засобів для створення і обробки БД. Тому необхідний комплекс програм, які б забезпечили автоматизацію всіх операцій, пов'язаних з розв'язанням цих задач. Такий комплекс програм дістав назву системи управління базами даних (СУБД).

1.     Загальна характеристика СУБД, таблиці, форми, запити, поля, режими роботи з базами даних.

     Система управління базами даних — це сукупність програм і мовних засобів, призначених: для створення, ведення і використання баз даних.

За класифікацією програмного забезпечення СУБД являє собою пакет прикладних програм, який розширює функції операційної системи з обробки баз даних. З практичної точки зору СУБД — це програмний засіб, призначений для введення, запису, зберігання, пошуку, сортування, обробки, аналізу і виведення інформації, що міститься в базі даних.

Основною складовою СУБД є ядро. Це програма управління, призначена для автоматизації всіх процесів, пов'язаних із зверненням до баз даних. Після запуску СУБД її ядро постійно знаходиться в основній пам'яті й організовує обробку запитів, управляє послідовністю їх виконання, взаємодіє з прикладними програмами й операційною системою, контролює завершення операцій доступу до БД, видає повідомлення. Найважливішою функцією ядра є організація паралельного виконання запитів.

Іншою частиною СУБД є набір програм обробки інформації: трансляторів з мов опису даних, мов запитів і мов програмування, редакторів, відладчиків.

Нарешті сама СУБД, яка є як інструментальним засобом, так і засобом організації доступу до баз даних, не розв'язує основних прикладних розрахункових задач. Обробка знайдених системою даних, обчислення, формування вихідних документів за заданою формою виконуються за допомогою прикладних програм.

У комп'ютерній базі даних інформація подана у вигляді таблиці. В цій таблиці назви колонок називаються іменами полів, а самі колонки — полями. Рядки даних називаються записами.

Існує два типи систем управління базами даних:

-       системи управління файлами;

-       системи управління реляційними базами даних.

У системах управління файлами {File management systems), які іноді ще називають є    плоскими файловими базами даних, дані заносяться і зберігаються без індексування, а під час пошуку і створення звітів обробляються послідовно. Тому такі системи недостатньо гнучкі в маніпулюванні даними. Ще одним недоліком цих систем управління даними є тенденція до накопичення надмірної (зайвої) інформації (одні й ті самі дані зберігаються в кількох місцях), що ускладнює та уповільнює створення і виведення на друк звітів.

Системи управління реляційними базами даних (Relational database management systems) дають змогу користувачам вільно маніпулювати даними, завдяки лише одному зберіганню всіх даних і опису зв'язків між ними.

Зв'язки являють собою загальні елементи даних, як-от: прізвище покупця або номер його чекової книжки. Дані кожного набору інформації можна знайти (відтворити), відобразити й оновити на основі даних іншого набору.

У роботі з СУБД можна визначити такі етапи:

1.Створення структури БД, таблиць та їх редагування.

2.Редагування даних у БД (записування, дозаписування, вилучення).

3.Створення запитів, форм, звітів.

4.Виведення інформації.

Однією з найпростіших у користуванні, а отже — найкращою для опанування, є СУБД Access, розроблена фірмою Microsoft Corporation у 1989—1994 pp. Вона призначена для роботи з реляційними базами даних, не потребує знання мов програмування, дає змогу працювати в мультизадачному середовищі та в умовах застосування мережних технологій. Вона входить до набору програмних продуктів Microsoft Office і працює в операційних системах Windows 9x і вищих.

Microsoft Access — система управління реляційними базами даних, призначена для роботи операційної системи Windows. За допомогою Access можна розв'язувати такі задачі:

-     розбивати дані на логічно пов'язані частини;

-     вводити, змінювати і знаходити потрібні дані;

-     знаходити підмножини даних за заданими умовами;

-     створювати форми та звіти;

-     автоматизувати виконання стандартних задач;

-     графічно встановлювати пов'язки між даними;

-     вставляти рисунки до форм і звітів;

-     створювати власні готові до роботи з базою даних програми, які містять меню, діалогові вікна й командні кнопки.

Початок роботи з Access

Щоб завантажити Access, зверніться до головного меню системи, де виконайте команду  Microsoft Access..

Первинне вікно програми Microsoft Access містить елементи меню Файл, за допомогою яких ви зможете створити нову базу даних, чи відкрити наявну використовуючи стандартні для Windows прийоми. В Access поняття база даних стосується одного файлу, який містить певну інформацію.

Після створення нової, чи відкривання наявної бази даних (якщо вона не налаштована на автоматичне завантаження кнопкової форми чи іншого об’єкту при відкритті), в первинне вікно Access буде поміщено вікно бази, що містить закладки об’єктів бази даних..

Об'єкти бази даних

Кожна база даних Access складається з таких об'єктів: таблиць, запитів, форм, звітів, макросів і модулів об’єктів:

Таблиця     Містить дані у форматі таблиці, яка подібна до електронної таблиці

Запит Вибирає дані з таблиці на основі заданої умови. Запити дають змогу відображати дані з кількох таблиць в одному записі

Форма  Відображає дані з таблиці або запиту на основі описаного користувачем формату. Форми дають змогу переглядати, редагувати й друкувати дані. У формі можна відображати дані, взяті з кількох таблиць або запитів

Звіт    Відображає і дає змогу друкувати дані з таблиці або запиту на основі описаного користувачем формату. У звіті дані редагувати не можна. Звіти можуть містити дані, взяті з кількох таблиць або запитів

Макрос       Автоматизує стандартні дії на основі обраних користувачем команд і подій

Модулі       Автоматизує складні операції, які не можна описати за допомогою макросів. Програмні модулі — це процедури, написані мовою програмування VBA

Вікно поточної бази даних містить вкладку для кожного типу об'єкта бази даних. Вибравши тип об'єкта бази даних, наприклад, таблиці, можна побачити на екрані список наявних імен таблиць. Для того, щоб відкрити потрібний об'єкт, двічі клацніть на його імені або, виділивши ім'я, клацніть на кнопці Відкрити для таблиць, запитів, форм, на кнопці Перегляд — для звітів або кнопці Запуск — для макросів і модулів. Для створення нових об'єктів поточної бази даних або модифікації наявних об'єктів використовуйте кнопки Створити і Конструктор.

Проектування бази даних

Перед тим як створювати таблиці, форми і звіти, ви маєте витратити деякий час на проектування бази даних. Сконцентруйте ваші зусилля на даних, виконавцях і задачах.

Наведемо деякі важливі поради, яких слід дотримуватися, розробляючи бази даних.

-         Почніть з аналізу наявної бази даних, створеної вручну або за допомогою комп'ютера. Перегляньте використовувані форми та звіти. Визначте джерело даних. Поміркуйте, чи можна імпортувати введені дані. Поговоріть з іншими людьми, які використовують інформацію, що міститься в базі даних, обговоріть проблеми й побажання. Перегляньте задачі, які розв'язуються за допомогою бази даних, і продумайте ті, які слід розв'язувати в майбутньому (наприклад, створення щотижневих звітів, експортування даних, сортування, обробка й аналіз).

-         Проідентифікуйте дані й задачі, які слід розв'язувати, розділіть їх на групи, наприклад, розділіть відомості про клієнтів та відомості про платіжні документи. Ці групи згодом стануть таблицями.

-         Визначте дані, які зберігатимуться в кожній таблиці (таблиця клієнтів, наприклад, може містити прізвища клієнтів, їхні адреси й номери телефонів). Такі дані в таблиці будуть полями.

-         Перегляньте спільні елементи таблиць. Прізвище клієнта може бути спільним елементом таблиці клієнтів і таблиці накладних. Ці спільні елементи називаються ключовими полями.

-         Продумайте оформлення перегляду даних у вигляді форм і звітів.

-         Визначте умови вибору для запитів.

-         Поміркуйте, як автоматизувати стандартні задачі баз даних: виконання запитів і друкування звітів.

-         Придумайте проблеми безпеки даних: стратегія створення копій, розподіл даних та обмеження доступу під час роботи в мережі.

Створення нової бази даних

Спроектувавши базу даних, її вже можна створювати. Щоб створити нову базу даних, виконайте такі дії:

1.  Виберіть команду Файл-Створити  або натисніть комбінацію клавіш Ctrl+N, або клацніть на кнопці Створити базу данных стандартної панелі інструментів. На екрані відобразиться панель типових завдань з списком шаблонів створення бази даних.

2.  Виберіть шаблон Новая база данных або якийсь інший з запропонованих. система видасть запит на місце збереження та ім’я створюваної бази. Виберіть потрібний диск і папку, введіть ім'я файлу нової бази даних. Access автоматично присвоїть новому файлу бази даних розширення .mdb. Після цього клацніть на кнопці створити

Після того як Access створить нову базу даних, у вікні Access відкриється порожнє вікно бази даних, в якому можна створювати нові об'єкти. Створення цих об'єктів розглянемо дещо пізніше.

Підтримка даних в Access

Під час роботи з базою даних вам доведеться розв'язати різноманітні завдання захисту й оновлення даних. Наприклад, вам слід регулярно створювати резервну копію бази даних. Можна також зашифрувати дані, щоб убезпечити базу даних від несанкціонованого доступу. Нижче описано кожну з процедур і наведено рекомендації з їх виконання.

2.  Введення даних у таблиці, сортування, пошук і фільтрація даних.

Тип даних визначає вид інформації, яка зберігається в полі. Наприклад, якщо ви опишете поле як Дата/время, Access не дасть змоги ввести в це поле текст. Коли ви вказуєте тип даних поля, Access знає не лише дані, які можуть зберігатися в цьому полі, а й скільки місця для них потрібно зарезервувати: для змінної типу Дата/час необхідно 8 байт пам'яті; для тексту — 1 байт пам'яті для кожного символу (наприклад, 20-символьному слову необхідно 20 байт пам'яті). На основі типу даних Access також визначає типи операцій, можливих для цього поля.

В Access є 8 основних типів даних:

-       Текстовий. Символи до 255 байт (1 байт на 1 символ).

-       Поле MEMO. Символи до 64 Кбайт.

-       Числовий. Будь-який тип чисел (розміри і діапазони розширених значень наведені нижче в таблиці).

-       Дата/час. Дата і час (до 8 байт).

-       Денежный. Числа, які містять до 15 знаків ліворуч десяткової точки і 4 знаки праворуч від десяткової точки.

-       Лічильник. Послідовна нумерація, автоматично збільшувана Access для кожного запису, що додається.

-       Логичний. Логічні змінні (Так/Hi, Істина/Хибність або Додати/Вилучити).

-       Поле об’єкта OLE. Об'єкти OLE, графічні або інші дані в растровому форматі.

Залежно від поля й типу даних, Access передбачає такі діапазони значень для числових даних:

Програма Access автоматично присвоює кожному новому полю текстовий тип даних. Для того щоб присвоїти полю інший тип даних, натисніть кнопку із спрямованою вниз стрілкою та виберіть зі списку Тип данних потрібний тип даних. Для числових даних, таких, як номери телефонів, слід використовувати текстовий тип даних, оскільки у числовому типі даних знаки пунктуації неприпустимі.

Примітка. Будьте уважні, вибираючи між грошовими та числовими типами даних. Значення в полях, описаних як Денежный, округлятимуться, тоді як для поля числового типу використовують розрахунки з плаваючою комою. Грошовий тип використовує швидший спосіб розрахунків з фіксованою комою (кількість десяткових знаків результату визначено заздалегідь), що допоможе уникнути помилок під час округлення.

Для детальнішого опису полів використовуйте колонку Опис. Опис полів необов'язковий, але дуже зручний, оскільки зміст цього опису з'являється в рядку стану, коли курсор знаходиться на полі.

Перегляд і редагування даних

Навчившись проектувати бази даних і створювати таблиці, можна розпочати введення даних. Вводити дані й відображати їх на екрані можна в режимі таблиці або в режимі форми. Режим відображення таблиці дає змогу працювати у звичному форматі рядків-колонок, коли на екрані видно водночас кілька записів.

Режим відображення форми концентрує вашу увагу на одному записі та замінює паперові бланки на електронні форми, які можна переглянути на екрані або надрукувати.

Введення й редагування даних

Основні операції введення даних передбачають додавання, вилучення та редагування записів таблиці, копіювання і переміщення даних, а також відміну небажаних змін даних під час редагування. Для прискорення введення даних і переміщення таблицею в Access існує багато «гарячих» клавіш.

«Гарячі» клавіші для введення даних

«Гарячі» клавіші для переміщення таблицею

 Управління даними

Управління опрацюванням даних — одне з важливих завдань автоматизації роботи з базами даних, з яким чудово може впоратися Access.

Більшість команд управління даними дублюються на панелі інструментів:

-       Вирізати;

-       Копіювати

-       Вставити;

-       Зайти;

-       Сортування по зростанню;

-       Сортування по спаданню;

-       Фільтр по виділеному;

-       Змінити фільтр;

-       Застосувати фільтр.

Переміщення, копіювання і вставка даних

Звичайні операції переміщення, копіювання і вставки програм Windows працюють і в Access. Ви можете переміщувати, копіювати і вставляти дані з однієї клітинки в іншу чи з однієї таблиці в іншу.

Щоб перемістити чи скопіювати весь запис, спочатку виділіть його. Після цього, щоб помістити виділений запис у буфер обміну, виберіть команди Вирізати або Копіювати  із меню Правка. У потрібній таблиці виділіть записи, які бажаєте замінити, і виберіть у меню Правка команду Вставити або команду Добавити із буфера, щоб додати записи у потрібну таблицю.

Пошук даних

Стандартне завдання бази даних — пошук запису за заданими критеріями. Щоб знайти запис, виконайте такі дії:

1. меню Правка виберіть команду Зайти. На екрані з'явиться діалогове вікно Пошук  (в поле).

2.Введіть дані, які вам потрібно знайти, у рядок Зразок.

3. Виберіть умову пошукуЗ  будь – якої частини поля, Поля повністю  або З початку поля у рядку Співпадання

4. Вкажіть область пошуку, активізувавши або вимкнувши опцію Тільки в даному полі.

5.Вкажіть напрям пошуку Верх, Вниз або Все в рядку Перегляд.

6.Якщо необхідно, активізуйте опцію За регістром.

7.Якщо необхідно, активізуйте опцію За форматом полів.

8.Щоб почати пошук, клацніть на кнопці Зайти. Access відобразить перший запис, що задовольняє задану умову пошуку.

9.Клацніть на кнопці Зайти далі, щоб продовжити пошук і відобразити наступний результат пошуку.

10.Щоб закінчити пошук, клацніть на кнопці Закрити.

Сортування й фільтрація даних

Access дає змогу сортувати й фільтрувати дані в режимі таблиці. Ця можливість може стати у пригоді для формування списку записів на основі кількох умов сортування або фільтрації.

Кнопка Фільтр по виділеному або команда Записи- Фільтр-Фільтр по виділеному добирає записи на базі поточного виділеного блоку. Для застосування фільтра потрібно виділити поле або частину поля в режимі таблиці або у формі, після чого натиснути на кнопку Фільтр по виділеному.

Кнопка Змінити фільтр або команда Записи/ Фільтр/ Змінити фильтр відкриває вікно фільтра, в якому виводиться порожня активна форма або таблиця, яка використовується для визначення фільтра. Вкажіть потрібне поле (поля) і умову відбору. Умова вказує Access, які записи необхідно відобразити. Умова відбору може бути виразом, що містить оператори (наприклад = і >), а також символи (наприклад, * і ?). Ви можете вибрати команду Побудувати із контекстного меню для того, щоб використати діалогове вікно Побудувати із …  Щоб скористатися фільтром, виберіть команду Записи-Застосувати Фільтр. Відфільтровані дані (вибірка) з'являться на екрані у вигляді таблиці. Щоб побачити знову всі записи, виберіть команду Записи- Видалити фільтр або клацніть на кнопці Видалити фільтр.

Ви також можете відфільтрувати дані, виконавши такі дії:

1. Виберіть команду Записи-Фільтр- Розширений фільтр або клацніть на кнопці Розширений фільтр. На екрані з'явиться діалогове вікно фільтра.

2.Перейдіть у рядок Поле. У списку виберіть поле, в якому вам потрібно провести фільтрацію, або двічі клацніть на потрібному імені поля у списку полів.

3.Перейдіть у рядок Сортування. У списку виберіть потрібний порядок сортування: По зростанню, По спаданню або (ні).

4. Перейдіть у рядок Условие отбора і введіть умови пошуку.

5.Повторіть пп. 2—4 для кожного поля, в якому вам потрібно провести фільтрацію.

6.Виберіть кнопку Застосувати  фільтр панелі інструментів для перегляду обраної підмножини даних.

7.Щоб зберегти фільтр, виберіть команду Файл-Збеоегти  як запит.

8.Щоб завантажити збережений фільтр, виберіть команду Файл-Загрузити із запиту і відкрийте файл фільтра як запит.

9.                     

3.  Створення таблиць, форм, запитів і звітів за допомогою майстрів.

 Таблиця — основа бази даних, призначена для зберігання даних; усі інші об'єкти — форми, запити, звіти — залежать від даних таблиць.

Створення нової таблиці

Щоб створити нову таблицю, виведіть на екран вікно бази даних, оберіть об'єкт Таблиця, клацніть на кнопці Створити. На екрані з'явиться діалогове вікно Нова таблиця. Далі в полі цього вікна виберіть один із способів створення таблиці.

Спосіб створення таблиці за допомогою майстра

Після того, як ви оберете спосіб Майстер таблиць у діалоговому вікні Нова таблиця, Access відобразить діалогове вікно Створити таблицю. Зразки таблиць наводяться відповідно до зробленого вами вибору: Ділове застосуванняе або Особисте застосування у полі Зразки таблиць. Коли ви оберете типову таблицю, то у вікні Зразки поля з'являться її поля. Для додавання полів або їх вилучення з опису нової таблиці можна використати кнопки зі стрілками. Імена полів можна редагувати у вікні Поля нової таблиці, виділивши будь-яке із них і клацнувши кнопку Перейменувати поле.

Закінчивши вибирати поля, клацніть на кнопці Далі. Зверніть увагу, що, клацнувши у цей момент на кнопці Готово, ви перервете процес і майстри створять таблицю на основі ваших установок та залежно від того, на якому етапі було перервано процес її створення.

Після того як ви клацнете на кнопці Далі, на екрані з'явиться наступне діалогове вікно майстра таблиць. До першого текстового поля цього діалогового вікна ви маєте ввести ім'я нової таблиці. Імена певних об'єктів, таких як таблиці, поля, форми, запити і звіти—можуть містити до 64 символів (дозволено літер, цифр і пробілів).

Діалогове вікно також пояснює, що кожен запис (рядок) у таблиці повинен мати унікальну ознаку, яку називають ключовим полем. Ключове поле   унікальний елемент, який дає змогу встановлювати зв'язок між таблицями даних. Майстер таблиць пропонує вам встановити ключове поле. Якщо ви не впевнені, яке поле потрібно використовувати як ключове, дозвольте майстру зробити цей вибір за вас. За необхідності ключове поле можна буде змінити.

Якщо ви вирішили встановити ключове поле самостійно, на екрані з'явиться наступне діалогове вікно, зі списку якого виберіть поле, яке міститиме унікальну для кожного запису інформацію. Потім вкажіть тип даних, які міститимуться в ключовому полі.

Клацніть на кнопці Далі. На екрані з’явиться останнє діалогове вікно майстра таблиць, яке дає змогу модифікувати оформлення таблиці. Ви також можете встановити режим Вивести довідку по работі з таблицею. Щоб завершити створення таблиці й відобразити її на екрані у вибраному режимі, клацніть на кнопці Готово.

Ви можете здійснювати перегляд у режимі таблиці або в режимі конструктора. Режим відображення у вигляді таблиці подає дані у форматі електронної таблиці, готової до введення й редагування даних. Режим конструктора дає змогу змінити структуру і зовнішній вигляд таблиці. У цьому режимі ви не зможете вводити дані.

Спосіб створення таблиць за допомогою конструктора

Щоб створити таблицю без використання майстра,  відкрийте  вікно  бази  даних. Клацніть на кнопці Створити, щоб відобразилося діалогове вікно Нова таблиця. В цьому діалоговому вікні виберіть кнопку Конструктор. Access відобразить структуру таблиці в режимі конструктора. У верхній частині вікна внесіть імена полів (Ім’я  поля) і тип даних (Тип даних), а також введіть зрозумілий опис кожного поля (Опис), який надалі з'являтиметься в рядку стану. Нижня половина вікна Конструктор таблиці  призначена для установки властивостей і розмірів полів, початкового значення поля та умов перевірки даних, які вводяться.

Робота з таблицею в режимі конструктора

Таблицю можна переглядати в режимі Конструктор або в режимі Таблиця. В режимі Таблиця ви можете вводити дані і змінювати їх. Режим Конструктор призначений для додавання, вилучення і зміни полів. Якщо ваша таблиця створена за допомогою майстра таблиць, Access оформить таблицю сама. Якщо ви не використовуєте майстра, Access відобразить структуру таблиці в режимі конструктора. Ви маєте самі ввести опис полів, які вам потрібно додати до таблиці.

Для того щоб відобразити в режимі конструктора наявну таблицю, виконайте таку послідовність дій: відкрийте базу даних. у вікні бази даних оберіть вкладку Таблиці (якщо потрібно) і виберіть потрібну таблицю. Після цього клацніть на кнопці Конструктор.

Якщо таблиця виведена в режимі таблиці, активізуйте команду Конструктор таблиц меню Вид або, активізувавши кнопку Представлення таблиці, виберіть Конструктор.

Для того, щоб відобразити в режимі оформлення нову таблицю, виконайте таку послідовність дій: ввідкрийте базу даних. у вікні бази даних оберіть об'єкт Таблиці (якщо потрібно). Після цього клацніть на кнопці Створити.

У режимі конструктора на екран виводяться такі елементи:

-       Панель інструментів конструктора таблиці — містить різні інструменти, які допомагають оформляти таблицю та працювати з нею.

-       Таблиця полів — містить колонки, в яких можна вказати імена полів, типи даних і опис полів.

-       Таблиця властивостей полів — дає змогу встановлювати різні властивості для кожного поля.

Робота в таблиці полів

Таблиця полів дає змогу визначити імена полів, типи даних і описати ці поля. Вона містить такі колонки: Ім’я поля, Тип даних і Описание.

Як і для більшості інших об'єктів бази даних Access, імена полів можуть містити не більш як 64 символи (літер, цифр і пробілів). Імена полів у кожній таблиці не мають повторюватися.

Вибір ключових полів

Хоч це й необов'язково, але для ефективної роботи в Access для кожної таблиці слід обрати ключове поле, яке, будучи єдиним, ідентифікує кожний запис. У базі даних з обліку кадрів, наприклад, кожен співробітник має унікальний номер картки соціального страхування — Номер Карточки. Це числове поле буде ключовим.

Необхідність використання ключового поля:

-       Швидкість. Використовуючи ключове поле, Access створює індекси, що допомагають прискорити роботу запитів та інших функцій.

-       Впорядкованість. Access автоматично сортує та відображує записи бази даних у порядку зростання або спадання даних ключового поля

-       Відсутність збігів. Access не дає змоги користувачу вводити дані з таким самим основним ключем, як і в наявного запису.

-       Зв'язок. Access організовує зв'язки між таблицями, використовуючи ключове поле.

Інколи унікальність запису забезпечує комбінація даних, що зберігаються в кількох полях. У таблиці накладних, наприклад, ключове поле має зберігати номер накладної і номер клієнта, бо один клієнт може мати кілька накладних. Access дає змогу встановити ключове поле для одного або кількох полів таблиці.

Щоб встановити ключове поле, виконайте таку послідовність дій:

1.Натисніть на колонці вибору полів (перша колонка), щоб виділити поле, яке потрібно використовувати як ключове. Для того, щоб задати ключовими кілька полів, виділить їх, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl.

2. Виберіть команду Правка - Ключове поле. У колонці вибору полів кожного ключового поля з'явиться піктограма з намальованим на ній ключем.

Встановлення властивостей поля

Поля мають властивості, що визначають спосіб зберігання й відображення даних. Встановлюючи властивості полів, можна вказати:

-       назву поля;

-        значення поля;

-       формат (спосіб відображення на екрані) для введення даних;

-       межі допустимих значень під час введення даних;

-       індексування (для полів, які можна індексувати);

-       спосіб відображення, а саме: розмір поля й формати.

Властивості полів, встановлені для таблиці, автоматично переносяться на інші об'єкти бази даних, які використовують цю таблицю, — форми, запити і звіти.

У списку Властивості  поля вікна таблиці наведені такі властивості:

-             Розмір поля. Обмежує розмір текстових полів відповідною кількістю символів; обмежує числові поля відповідним інтервалом значень, наприклад, використовуються лише 3 або 2 символи в полі Країна.

-             Формат поля. Задає відповідний формат відображення дат і чисел, як-от: 22/21/94 або понеділок, Лютий 21,1994.

-             Число десяткових знаків. Встановлює кількість знаків після коми (крапки), які відображаються в полях типу «числовий» та «грошовий», наприклад 2,99.

-             Маска введення (лише для полів типу Текстовий і MEMO). Встановлює символи форматування: дефіси в полях номерів телефонів, для їх автоматичного заповнення під час введення даних.

-             Підпис поля. Напис, що використовується в формах і звітах замість імені поля.

-             Значення по замовчуванню. Задає початкове значення, що автоматично вноситься до нового запису.

-             Умова значення. Обмежує введення даних значеннями, що задовольняють заздалегідь задані умови. Наприклад, дата повернення відеокасети має бути не пізнішою від поточної дати.

-             Обов’язкове  поле. Встановлюється для даних, які слід обов'язково ввести в поле, наприклад, порядковий номер — НомерКлієнта.

-             Повідомлення про помилку. Вказує текст повідомлення, яке виводиться на екран, якщо введені дані порушують умову, визначену у властивості Умова значення.

-             Порожні рядки. У поля типу Текстовий і MEMO може міститися рядок нульової довжини. За замовчуванням Access не зберігає значень рядків, які містять пробіли або не містять символів.

-             Індексоване поле. Встановлює додатковий індекс, що базується на вказаному полі.

Щоб встановити властивості полів, виконайте таку послідовність дій:

1.         Виберіть поле, властивості якого потрібно встановити. В нижній частині екрана будуть відображені усі можливі властивості вибраного поля.

2.         Клацніть на вибраній властивості або натисніть клавішу F6 для переміщення в область властивостей поля.

3.         Введіть значення властивості або виберіть його із списку, що розгортається (якщо це можливо).

4.         Установіть інші властивості для поточного поля або виберіть інше поле, для якого також потрібно встановити властивості.

5.         Закінчивши установку властивостей поля, збережіть таблицю.

Примітка. Якщо розмір поля дуже малий для введення значення, натисніть комбінацію клавіш Shift+F2 або з контекстного меню виберіть команду Область введеннядля відображення діалогового вікна. Діалогове вікно Область введенняможна викликати таким способом з будь-якого місця.

Установка властивостей таблиці

Таблиці, як і поля, мають свої властивості. Властивості таблиць стосуються всієї таблиці та всіх її записів. Ви можете встановити для таблиці такі властивості:

•   Опис. Введіть опис таблиці та її призначення (щоб збільшити область введення, використовуйте діалогове вікно введення, натиснувши комбінацію клавіш Shift+F2).

•   Умова значення. Перевіряє відповідність даних деякій єдиній для всієї таблиці умові. Наприклад, перевіряє, чи введені значення поля категорій і процентних ставок в усі нові записи, наявність яких обов'язкова.

•   Повідомлення про помилку  (текст, який виводиться на екран у разі, якщо значення, яке виводиться, не задовольняє умову перевірки). Відображає повідомлення, якщо порушено умови перевірки для запису, наприклад, пояснюючи, чому необхідне введення категорії та процентних ставок.

•   Фільтр. Визначає підмножину записів, '    які виводяться після застосування фільтра до

таблиці, запиту або форми.

•   Порядок сортування. Визначає порядок сортування записів у таблиці, запиті, формі або звіті.

Щоб встановити властивості таблиці, виконайте такі дії:

1.Виберіть команду Вид -  Властивості. На екрані з'явиться діалогове вікно Властивості таблиці.

2.Встановіть необхідні властивості таблиці. Після цього закрийте діалогове вікно Властивості таблиці.

Індексоване поле

За допомогою індексів у Access можна швидше знаходити потрібні значення. Access автоматично створює і підтримує індекс для ключових полів. Можна створити додаткові індекси, встановивши для поля властивість індексування.

Якщо ви часто здійснюєте пошук або сортуєте інформацію за деякими полями, можна значно прискорити пошук, присвоївши індекси цим полям. Індекси можна встановити для полів усіх типів, крім приєднаних і вставлених об'єктів OLE, MEMO і логічного типу.

Можна встановити такі властивості індексування:

Щоб встановити властивість індексування, виконайте таку послідовність дій:

-У таблиці полів виберіть поле, яке вам потрібно проіндексувати.

-У таблиці властивостей поля виберіть Індексоване поле.

-Клацніть на кнопці зі стрілкою вниз для того, щоб відобразити список значень властивостей індексування.

-Виберіть тип індексу.

Перетворення таблиці

Access дає змогу виконувати різноманітні дії з таблицями. Ви можете додавати, перейменовувати, вилучати або переміщувати поля. Але перед зміною структури вашої таблиці обов'язково зробіть резервну копію даних. До того ж слід добре обдумати можливі наслідки змін структури таблиці для залежних об'єктів баз даних: форм, запитів або звітів.

-             Видалення поля. Поля, вилучені з таблиці, також мають бути вилучені з форм, запитів і звітів.

- Перейменування поля. Перейменовані поля мають бути перейменовані в формах, запитах і звітах. До того ж слід перейменувати всі посилання на них у розрахунках, виразах, макрокомандах і програмних модулях.

-Зміна типу данних. Деякі перетворення даних недозволені, наприклад, перетворення даних із будь-якого типу на тип Лічильник. В інших випадках, коли ви конвертуєте з більшого типу даних у менший тип, дані буде порізано або втрачено. Наприклад, перетворення даних із числового типу на тип Денежный відріже значення, які не дозволені для грошових знаків, — і дані, відповідно, будуть втрачені.

-Зміцна размірів поля. Коли відрізаються числа з комою, то числа округлюються. Якщо зміни роблять значення нового поля дуже великим, дані будуть втрачені (перед цим на екрані з'явиться повідомлення про помилку).

-           Щоб вставити поле в режимі конструктора, виконайте такі дії:

1. Установіть курсор у рядок або клацніть у колонці вибору полів (перша колонка), щоб виділити рядок, перед яким вам потрібно вставити новий рядок поля.

2. Виконайте команду Вставка - Поле, клацніть на кнопці Вставити рядок  панелі інструментів або виберіть Вставити поле із контекстного меню. Щоб вставити порожній рядок, натисніть клавішу Insert.

-Щоб перейменувати поле в режимі конструктора, виділіть клітинку з іменем поля і введіть нове ім'я.

-Щоб вилучити поле в режимі конструктора, виконайте команду Правка – Видалити рядок, або клацніть на кнопці Видалити рядок панелі інструментів, або виберіть Видалити поле з контекстного меню, або клацніть у колонці вибору полів, щоб виділити потрібний вам рядок, і натисніть на клавішу Del або Delete.

-Щоб перемістити поле в режимі конструктора, клацніть у колонці вибору полів, тим самим виділивши рядок, який вам потрібно перемістити. Перемістіть цей рядок поля в нову позицію.

Управління режимом таблиці

Створивши таблицю, ви можете почати вводити дані. Щоб перейти в режим таблиці, виконайте команду Вид -  Режим таблиці або виберіть відповідну команду за допомогою кнопки Представлення таблиці. В режимі таблиці ви можете вводити й переглядати дані у звичному табличному форматі рядків і колонок (електронна таблиця). Область перетину рядка і колонки називається клітинкою.

Додавання нових записів

Існує два способи додавання записів в Access — режим редагування і режим введення даних. В обох режимах для введення нового запису ви використовуєте порожній запис, розташований внизу таблиці. Коли ви починаєте вводити дані в цей рядок, Access додає новий порожній запис нижче від поточного. У режимі редагування ви можете вводити дані в кінець таблиці. Програма Access автоматично переходить у режим редагування, коли ви змінюєте дані або вводите нові записи.

Крайня ліворуч колонка таблиці називається колонкою маркування запису. Клацнувши в цій колонці, ви можете виділити весь рядок (запис).

Access використовує колонку маркування запису для відображення таких символів:

-Стрілка показує поточний запис (введення даних і редагування не проводилися).

-Зіркою помічено порожній запис, який знаходиться в нижній частині таблиці. Під час переходу до цього запису зірка змінюється на стрілку, яка є індикатором поточного запису.

- Олівець показує, що поточний запис містить введені або змінені дані, які ще не збережені.

- Символ блокування показує, що запис у цей момент редагується іншим користувачем. Решті користувачів він доступний лише для читання.

У міру того як ви вводите дані й переходите від поля до поля, Access перевіряє введені дані на їх відповідність типу поля й додатковим умовам, наприклад, перевірка на допустимість. Перед тим як перейти до наступного поля чи запису, Access повідомить вам про всі некоректно введені дані.

Під час переходу до наступного запису Access автоматично збереже поточний запис і всі внесені вами зміни. Щоб зберегти зміни, внесені в поточному записі, виконайте команду Файл – Зберегти запис або натисніть комбінацію клавіш <Shift+Enter>. Ви також можете зберегти одразу всю таблицю, виконавши команду Файл - Зберегти макет або натиснувши комбінацію клавіш <Ctrl+S>.

Щоб додати новий запис, виконайте таку послідовність дій:

1.         Виберіть команду Записи - Введення данних. У режимі редагування даних перейдіть до порожнього запису, розташованого в кінці таблиці.

2.         Перейдіть до поля, в яке потрібно ввести дані. Маркер запису набуде вигляду олівця, а Access додасть порожній запис.

3.         Продовжіть заповнення решти полів запису. Access автоматично вводить дані в поля-лічильники.

4.         Для збереження змін натисніть одну з клавіш зі стрілками <Таб> або <Enter> для того, щоб перейти до наступного запису, або натисніть комбінацію клавіш <Shift+Enter>.

Редагування даних

Щоб відредагувати дані наявної таблиці, виділіть поле запису, який вам потрібно відредагувати. Якщо в цій клітинці немає даних, просто почніть вводити дані (друкувати). Якщо поле містить дані, Access виділить уміст клітинки. Для того, щоб цілком замінити вміст клітинки на нові дані, просто почніть вводити дані. Щоб переміщувати курсор усередині клітинки, натисніть клавішу <F2>. Для даних, які виходять за межі ширини клітинки, використовуйте Вікно введення (<Shift+F2>).

Імпорт і експорт дають більше можливостей, ніж метод Связь с таблицами. Команда Импорт копіює дані в таблицю Access, тоді як команда Экспорт копіює дані з Access в інший тип файла. Команди Экспорт і Импорт підтримують велику кількість різноманітних типів файлів:

- текстові файли;

- електронні таблиці Microsoft Excel, Lotus ;

-бази даних Paradox, Microsoft FoxPro, dBase, Btrieve, SQL, бази даних ODBC, інші бази даних Access.

Контрольні запитання

 1.      Які основні функції системи управління базами даних Access?

2.      Що розуміють під БД?

3.     Які існують типи баз даних?

4.      Які основні об’єкти бази даних?

5.      У якій послідовності створюється структура файла бази даних?

6.      Які типи полів використовують в СУБД Access?

7.      Які основні властивості має текстове поле?

8.      Як може бути змінена структура таблиці?

9.      Яким чином може бути виконано сортування записів у таблиці?

10.    У чому суть зв’язування двох таблиць?

11.     Яке призначення ключових полів?

12.     Які основні етапи потрібно виконати для зв’язування таблиць?

13.     Як можна переконатися у наявності зв’язку між таблицями?

14.     Що необхідно зробити для ліквідації зв’язків між таблицями?

15.     У чому суть роботи майстра Простой запрос?

16.     Що слід розуміти під терміном Запит?

17.     Що слід розуміти під терміном Форма?

18.     Що слід розуміти під терміном Звіт?

19.     Які форми у системі Access можуть бути створені автоматично?

20.    З якою метою використовують звіти?

 Література:

 1.      Руденко В.Д.,Макарчук О.М.,Патланжоглу М.О.Практичний курс інформатики.К, 1997, ст.242-274

2.      Симонович С.В.Информатика.Базовый курс.Санкт-Петербург,2001, ст. 328-341

3.     Редько М.М. Інформатика та комптерна техніка. Вінниця. – 2007. ст.435-451